Zarządzanie projektami to dziedzina zarządzania zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka związanego z realizacją projektu, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu. Jedną ze składowych zarządzania projektem jest praktyczna wiedza o eliminowaniu ryzyka porażki na poziomie całego cyklu życia projektu. Ryzyko w projekcie bierze się głównie z niemożliwości wyeliminowania niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie projektu wynikającej z dynamiki komunikacji pomiędzy uczestnikami, zmiennej wydajności zespołów projektowych, błędnego planowania oraz czynników otoczenia zewnętrznego. W zarzadzaniu projektami ważne jest zbudowanie zespołu, aby każdy potrafił się odnaleźć na najlepiej dopasowanym stanowisku, mógł się rozwijać i jednocześnie przynosić wymierne korzyści dla zespołu. Ważnym jest aby uzyskać efekt 2+2=5. Aby skutecznie zarządzać projektami należy dobrać odpowiednią metodę, która pozwoli skutecznie zarządzać specyfiką danego projektu.
Metody zarządzania projektami
- Agile
Agile jest jedną z najpopularniejszych obecnie metodologii, która zakłada rozbicie projektu na iteracje, a następnie pracę nad jedną iteracją na raz, jednocześnie stale otrzymując strumień informacji zwrotnych. Gdy zespół zakończy iterację, element przekazywany jest z powrotem do klienta, klient przekazuje informacje zwrotne, a zespół poprawia iterację na podstawie tej opinii.
Agile to metodologia, która w dużej mierze opiera się na koncepcji Minimal Viable Product (MVP). Pierwsza para udanych iteracji zwykle stanowi rdzeń MVP. Agile narodził się w dziedzinie rozwoju oprogramowania, ale może być stosowany w każdej branży lub firmie.
- Kanban
Kanban to kolejna technika, która może być stosowana w każdej dziedzinie biznesu. Pochodząca z Japonii tablica Kanban służy do wizualnego rozbijania projektu na zadania i sprawdzania statusu każdego zadania. Tablica Kanban zawiera zwykle trzy segmenty:
“Do zrobienia”, “W toku” i “Zrobione”, ale sposób organizacji i nazywania segmentów zależy całkowicie od Ciebie. Umieszczaj zadania w odpowiednich segmentach i przenoś zadania z jednego segmentu do drugiego. Kanban ułatwia zarządzanie projektami i pozwala zidentyfikować obszary o niskiej wydajności. Jeśli zauważysz, że zbyt wiele zadań utknęło w trybie postępu, jest to wyraźny znak, że zadania zajmują więcej czasu niż początkowo planowano.
- Scrum
Scrum to popularna metodologia tworzenia oprogramowania. Opiera się na pomyśle małych iteracji, takich jak Agile, istnieją tylko dodatkowe kroki. Na przykład Scrum oznacza, że spotykasz się codziennie przez 15 minut i dyskutujesz o tym, w jaki sposób realizowany jest projekt. Scrum zmusza Cię do wyznaczania celów krótkoterminowych i trzyma cię w ryzach, dzięki czemu możesz szybciej osiągać wspaniałe wyniki. Kreatywne projekty znacznie skorzystałyby na wdrożeniu metodologii Scrum.
- Lean
Lean jest bardziej filozofią pracy niż metodologią. Kluczowym przesłaniem filozofii Lean jest mądrzejsza, a nie trudniejsza praca. Lean definiuje wszystkie rzeczy, które powinieneś wykorzenić ze swojego życia, aby stać się szalenie produktywnym. Są to Muda, Mura i Muri.
Muda to wszystko, co nie ma wartości w procesie pracy. Może to być inwentaryzacja, nadmierny ruch, przeglądanie stron internetowych i tak dalej. Eliminując Mudę, sprawiasz, że twoje wyniki pracy są tak pełne wartości, że nikt nie może Cię przewyższyć. Mura to niespójność procesu pracy. Możesz wykonać zadanie za godzinę, a następnie spędzić cały dzień czekając na opinię klienta. Czas oczekiwania to Mura. Wreszcie Muri jest presją i stresem, które kładziesz na ludzi bez oczywistych powodów.
Ostatecznie metodologia Lean pozwala spojrzeć krytycznie na proces pracy. Gdy zmniejszysz ilość odpadów w procesie pracy, będziesz w stanie znacznie poprawić wynik.
- Model kaskadowy
Jest to jedna z najstarszych metod zarządzania projektami, łatwa i skomplikowana jednocześnie. Z Waterfall musisz znać dokładne wyniki, budżet i mieć ustalony termin. Projekt dzieli się na etapy, a każdy z których zależy od ukończenia poprzedniego. Model kaskadowy zakłada dokładne planowanie i sztywne ograniczenia. Zakres projektu rzadko się zmienia, a kiedy to się zdarza, cały projekt zwykle ulega chaosowi.
- Metoda ścieżki krytycznej
Ta metodologia jest algorytmem opartym na matematyce. W metodzie ścieżki krytycznej postępujesz zgodnie z trzema krokami: określ listę czynności, ustaw zależności między działaniami i oszacuj, ile czasu zajmie każde działanie. Gdy przejdziesz przez te trzy etapy przygotowawcze, będziesz mógł zobaczyć, która ścieżka jest najkrótsza. Metoda ścieżki krytycznej pozwala pozbyć się działań, które mogą opóźnić projekt. Metoda ścieżki krytycznej jest przydatna w przypadku dużych projektów o określonym zakresie. Elastyczność to ostatnia rzecz, która przychodzi na myśl w projektach Critical Path Method.
- Six sigma
Stosunkowo nowa metodologia zarządzania projektami, ma na celu znalezienie idealnej równowagi między wydajnością projektu, celami biznesowymi i morale pracowników. Kluczową ideą tej metody jest zapobieganie błędom, zanim jeszcze się pojawią. Inną ważną ideą w metodzie Sześć Sigma jest myślenie statystyczne. Od kluczowych członków zespołu oczekuje się przeszkolenia w zakresie zaawansowanych statystyk i zarządzania projektami.
Metoda Six Sigma opiera się na 5 krokach:
definiowanie
mierzenie
analiza
poprawa
kontrola
Metoda Six Sigma działa w przypadku projektów, które mają jasne cele i niezachwiane wsparcie zespołu decyzyjnego.
- RAD
Jest to metoda oparta na stałej iteracji, podobnie jak Agile i Scrum. Ta metoda sprawdza się najlepiej w przypadku dobrze skalowalnych projektów, które można ulepszyć w nieskończoność.
Metodologia RAD przedstawia 4 etapy projektu. Pamiętaj, że jest to proces cykliczny, więc po zakończeniu ostatniego etapu proces wraca do pierwszego etapu.
Planning Requirements – zbieranie wszystkich niezbędnych informacji w celu rozpoczęcia realizacji projektu.
User Design – zbieranie opinii użytkowników w celu stworzenia architektury systemu.
Rapid Construction – budowanie systemu w oparciu o zebrane informacje i opinie użytkowników.
Cutover – uruchomienie projektu w środowisku rzeczywistym i testowanie.
- Project Management Institute
Planowanie jest kluczem do metody PMI. Podobnie jak Waterfall PMI działa doskonale
w przypadku kłopotliwych projektów, które mają ścisłe budżety i ograniczony czas. PMI dzieli projekt na pięć etapów: koncepcja i inicjacja, planowanie, wykonanie, wydajność i monitorowanie oraz zamknięcie. Kroki są uporządkowane w kolejności, więc każdy krok musi zostać sfinalizowany, zanim będziesz mógł przejść do następnego.
PMI to świetna metodologia, która sprawdziła się w przypadku tysięcy dużych projektów
w Stanach Zjednoczonych. Jednak nie jest to idealne rozwiązanie dla małych firm, w których decyzje podejmowane są na bieżąco, a zmiana jest nieunikniona. Ostatecznie cała technika zarządzania projektem może być postrzegana jako tradycyjna lub nowoczesna. Większość projektów związanych z tworzeniem oprogramowania wymaga nowoczesnego podejścia – są to elastyczne projekty z przybliżonym pojęciem ostatecznego zakresu, czasu i budżetu. Metodologia Agile, Lean, Scrum i Rapid Applications najlepiej sprawdza się w przypadku takich projektów. Z drugiej strony, tradycyjne podejście faworyzuje wszystkie czynniki przed podjęciem ostatecznej decyzji. Takie podejście eliminuje zmarnowany wysiłek ale nie pozwala na kreatywność. Tradycyjne metodologie podejścia, takie jak Waterfall, Prince2, PMI, Six Sigma i metoda ścieżki krytycznej sprawdzają się najlepiej w przypadku projektów, w których ostateczny wynik jest jasno określony, na przykład projekt budowlany lub nowy projekt modelu samochodowego. Wreszcie, Kanban to świetna metoda zwiększania produktywności osobistej i wykonywania zadań zespołowych.
Nie można jednoznacznie stwierdzić, która metodologia jest najlepsza. Powinna zostać ona dobrana odpowiednio do charakteru danej organizacji jak i do poszczególnego projektu. Dzięki poznaniu wymagań projektu można wybrać odpowiednią metodę, która będzie najbardziej elastyczna a zarazem dopasowana do realizacji danego przedsięwzięcia.
Ponadto każdą z metod można dowolnie przekształcać tak aby wydajność zespołu była jak największa. W przypadku zadań realizowanych metodą projektu należy również dobrać odpowiedni zespół narzędzi aby dokładnie zrealizować projekt minimalizując ryzyko jego niepowodzenia.
Pisał dla Was: Dominik z KN Experience!
